Valija y logística documental: cada documento, con folio, tracking y expediente
Envíe, reciba y entregue documentos y productos entre sucursales, compañías y clientes, bajo demanda o en rutas programadas. FieldWy FLOW une la logística de la valija con el gestor documental: cada movimiento queda ligado a su expediente, con responsable, estatus, evidencia y SLA.
Ligada al expedienteHecho
Foto, hora y ubicaciónHecho
Firma de quien recibeEn ruta
Se adjunta al cerrar—
Lo que vemos en la valija tradicional
Documentos sin rastro
Sobres que salen de una oficina y nadie sabe en qué punto están.
Custodia sin evidencia
Entregas sin firma, foto ni ubicación que respalden quién recibió.
Acuses que no regresan
Documentos firmados que tardan en volver y no se integran al expediente.
Sin visibilidad del servicio
Control en hojas de cálculo, sin tiempos por etapa ni alertas.
Un solo flujo, de la solicitud al acuse en el expediente
- SolicitudDesde el expediente, una sucursal o un portal; bajo demanda o programada.
- AsignaciónMensajero o ruta por zona, ventana horaria y prioridad.
- Guía y QRFolio único por paquete, sobre o equipo, ligado al expediente.
- TrackingEstatus en cada punto: recolectado, en tránsito, entregado o con incidencia.
- EvidenciaFoto, firma, geolocalización y hora desde la app móvil, también sin conexión.
- Acuse y cierreLa evidencia se adjunta al expediente y el SLA se cierra.
Cuatro escenarios que resolvemos con FLOW
Para banca, fintech, SOFOMES, aseguradoras y corporativos con varias sedes o compañías.
1. Envío de documentos a firma y cotejo ligado al expediente
Un expediente de crédito, de alta de cliente o de contrato requiere firmas autógrafas y cotejo contra originales.
- El ejecutivo solicita el envío desde el expediente; FLOW genera la guía y el paquete de documentos.
- El mensajero entrega, recaba firmas y coteja originales con una lista de verificación.
- Los documentos regresan con acuse; mesa de control valida y, si aplica, pasa a dictaminación.
- Cualquier faltante abre una observación con responsable y fecha compromiso.
2. Intercambio de documentos entre sucursales y compañías
Valija interna e intercompañía: de la sucursal 1 a las sucursales 2 y 3, o entre empresas del mismo grupo.
- Un envío con varios destinos y un acuse independiente por cada uno.
- Rutas programadas por día y zona, más envíos urgentes bajo demanda.
- Cadena de custodia: quién entregó, quién recibió y a qué hora, en cada tramo.
- Tablero por sede con pendientes, en tránsito y recibidos.
3. Entrega de estados de cuenta y documentos a clientes
Estados de cuenta, contratos, tarjetas, pólizas o notificaciones que deben llegar a la persona correcta.
- Lotes programados por ciclo de corte o entregas individuales bajo demanda.
- Validación de identidad de quien recibe y firma de acuse en la app.
- Visitas fallidas con motivo, evidencia y reprogramación automática.
- Acuse ligado al expediente del cliente para auditoría y cumplimiento.
4. Entrega y recolección de terminales punto de venta (TPV)
Instalación, reemplazo y retiro de terminales en comercios afiliados, bajo demanda o con agenda.
- Orden de servicio con número de serie, comercio y ventana de atención.
- Entrega con checklist de instalación, prueba y firma del comercio.
- Recolección con evidencia del estado del equipo y accesorios.
- Inventario de terminales por almacén, mensajero y comercio, conciliado con su sistema.
Gestión documental y logística en la misma plataforma
Expediente digital
Cada envío, acuse y evidencia vive en el expediente con versiones y vigencias.
Tracking por estatus
Seguimiento en tiempo real por folio, sede, mensajero y cliente.
SLA y alertas
Tiempos por etapa, alertas antes de vencer y escalamiento automático.
Cadena de custodia
Bitácora inalterable de cada entrega y recepción, con permisos por rol.
Tablero de control
Volumen, pendientes, incidencias y cumplimiento por ruta y periodo.
Integración
Conexión con su core bancario, ERP o sistema de terminales vía API.
Áreas que ganan control
- Operaciones y mesa de control: visibilidad de cada envío y su estatus.
- Compliance y Legal: evidencia y acuses listos para auditoría.
- Sucursales y áreas comerciales: solicitudes simples y respuesta a tiempo.
- TI: una sola plataforma integrada con sus sistemas.
¿Tiene un proceso crítico que quiera ordenar?
Muéstrenos cómo funciona hoy y le explicamos cómo se vería en FieldWy FLOW.